Повідомлення про заповнене сховище в Gmail не обов’язково означає, що проблема лише в листах. Місце можуть займати відео, файли на Диску або дані в кошику. Почніть із перевірки обсягу за сервісами, а вже потім вирішуйте, що справді можна видалити.
Перевірте обліковий запис і розподіл місця
За довідкою Google про сховище, особистий обліковий запис зазвичай має до 15 ГБ, спільних для Gmail, Google Диска та Google Фото. Фактичний ліміт може відрізнятися через тариф або спеціальну пропозицію. Для робочих і навчальних облікових записів діють умови організації.
Відкрийте керування сховищем у потрібному акаунті й запишіть, який сервіс займає найбільше. Якщо основний обсяг припадає на відео, видалення кількох текстових листів майже не змінить ситуації. Файли в розділі «Доступні мені» зазвичай витрачають місце власника; створена вами копія вже може враховуватися у вашому обсязі.
Знайдіть великі листи, але перегляньте їх перед видаленням
У інструкції з очищення Google запропоновано пошук has:attachment larger:10M. Введіть його в рядок пошуку Gmail на комп’ютері. Це допоможе знайти великі повідомлення з вкладеннями. Для листів із вкладеннями старше двох років можна використати older_than:2y has:attachment.
Переглядайте результати невеликими групами. Договір, квитанцію або сімейне фото спочатку збережіть в окреме надійне місце й відкрийте копію, щоб перевірити її. Старий лист не стає непотрібним лише через дату. Не застосовуйте масове видалення до всього результату пошуку, якщо не перевірили його вміст.
Перейдіть до великих файлів і кошика
У Google Диску розділ «Сховище» показує файли від найбільших до найменших. Почніть із зайвих відео та дублікатів, порівнявши їхній вміст. Однакова назва ще не означає, що це однакові версії документа.
Видалені елементи в кошику та листи у спамі можуть далі враховуватися в ліміті. Остаточне очищення виконуйте після перевірки: відновити такі дані може бути неможливо. Після великого видалення перерахунок обсягу іноді триває до 48–72 годин.
Не плутайте пам’ять комп’ютера з місцем у хмарі
Google окремо пояснює різницю між локальним диском і хмарним сховищем. Потокові файли можуть займати дуже мало місця на комп’ютері, але повністю враховуватися у хмарі. Тому показник вільної пам’яті ноутбука не підтверджує, що Gmail знову має запас.
Після очищення поверніться до розподілу сховища й перевірте результат. Якщо скринька була переповнена, повідомлення могли повертатися відправникам: важливий лист варто попросити надіслати повторно після відновлення роботи. Для наступного перегляду збережіть коротку нотатку: що прибрали, куди перенесли потрібне та який обсяг залишився.
Ілюстрація створена за допомогою ШІ; це умовне зображення, а не документальне фото.