В Україні завершився п’ятирічний перехідний період для перенесення паперових трудових книжок в електронну систему, однак сам процес не зупинився. Це означає, що працівники й надалі можуть подавати документи для внесення даних до Реєстру застрахованих осіб. Детальні роз’яснення щодо соціальних і трудових змін регулярно публікує Преса України, адже тема напряму стосується пенсій, стажу та кадрових документів.
Фактично новий жорсткий дедлайн не встановлено, але після 10 червня 2026 року подання сканкопій залишається доступним. Оцифрування трудових книжок 2026 важливе не лише для майбутніх пенсіонерів, а й для всіх, хто хоче мати підтверджену історію роботи в електронному форматі.
Після завершення перехідного періоду головним стає не страх перед датою, а якість даних, які потраплять до реєстру.
Чи зникне стаж після 10 червня
Найпоширеніше запитання працівників — чи втратить людина стаж, якщо не встигла подати трудову книжку до 10 червня. Ні, сам факт неоцифрованої книжки не означає автоматичної втрати трудового або страхового стажу. Паперова трудова книжка й надалі може використовуватися як документ, що підтверджує періоди роботи.
«Працівнику не варто панікувати через дату, але варто перевірити, чи всі періоди роботи читаються і можуть бути підтверджені документально», — говорить фахівець із трудового права.
Особливо важливими залишаються записи про роботу до 1 січня 2004 року, адже з цієї дати страховий стаж здебільшого обчислюється за даними реєстру. Якщо в паперовій книжці є старі записи, нечіткі печатки, виправлення або пропуски, їх краще перевірити завчасно. Докладніше про це можна прочитати в матеріалі чи можна оцифрувати трудову книжку після 10 червня.
Як оцифрувати трудову книжку самостійно
Як оцифрувати трудову книжку самостійно — питання, яке стало особливо актуальним після завершення перехідного періоду. Для цього потрібен доступ до особистого кабінету на вебпорталі Пенсійного фонду України та кваліфікований електронний підпис. Працівник може подати сканкопії сам, а роботодавець також може зробити це через кабінет страхувальника.
Перед поданням документів варто підготувати трудову книжку, паспортні дані, ідентифікаційний код та додаткові документи, якщо вони підтверджують окремі періоди стажу. Нижче — базова послідовність дій:
- увійти на вебпортал ПФУ за допомогою КЕП;
- відкрити розділ «Комунікації з ПФУ»;
- вибрати вкладку «Відомості про трудові відносини»;
- заповнити електронну форму та надати згоду на обробку даних;
- завантажити кольорові сканкопії сторінок у PDF або JPEG;
- підписати звернення КЕП і надіслати його до Пенсійного фонду;
- перевірити статус у розділі «Мої звернення».
Якими мають бути сканкопії
Пенсійний фонд приймає кольорові та чіткі сканкопії всіх заповнених сторінок трудової книжки. На них мають бути видимі записи, дати, підписи, печатки, серія та номер документа. Рекомендована роздільна здатність — 300 dpi, а розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб.
| Що перевірити перед поданням | Чому це важливо |
|---|---|
| Титульна сторінка | Підтверджує належність трудової книжки конкретній особі |
| Усі сторінки із записами | Дає змогу внести повну історію роботи |
| Печатки та підписи | Підтверджують коректність кадрових записів |
| Дати прийняття і звільнення | Впливають на підтвердження стажу |
| Додаткові документи | Допомагають підтвердити навчання, військову службу або інші періоди |
Найбільше проблем виникає не через сам електронний сервіс, а через неякісні фото, обрізані сторінки та старі нечіткі записи. Саме тому перед завантаженням файлів варто уважно переглянути кожну сторінку. Якщо в електронній трудовій книжці вже є помилка або пропущений запис, дані можна подати повторно з уточненнями.
Що означає електронна трудова книжка для працівника
Електронна трудова книжка — це цифровий аналог паперового документа, який зберігається в реєстрі застрахованих осіб. Вона допомагає швидше перевіряти стаж, оформлювати пенсію та зменшує ризик втрати важливих документів. Для працівника це також спосіб контролювати, чи роботодавець коректно передає відомості про трудові відносини.
«Електронний формат не скасовує обережності: паперову книжку краще зберігати навіть після внесення даних до реєстру», — говорить кадровий консультант.
Окрему увагу варто приділити людям, які працювали в різних регіонах, змінювали роботодавців або мають перерви в трудовій діяльності. У таких випадках страховий стаж краще перевіряти не перед самою пенсією, а заздалегідь. Корисним буде і матеріал про пенсію для ФОП в Україні та правила ЄСВ, адже для підприємців питання стажу також залежить від сплати внесків.
Що зробити найближчим часом
Трудова книжка після 10 червня не стає недійсною, але відкладати оцифрування надовго не варто. Працівнику потрібно перевірити, чи є трудова книжка на руках, чи всі записи в ній читаються та чи немає очевидних помилок у датах або назвах підприємств. Якщо книжка зберігається у роботодавця, варто уточнити, чи були подані сканкопії до Пенсійного фонду.
Для більшості працівників найкраща стратегія — не чекати пенсійного віку, а подати документи або перевірити вже внесені дані в електронному кабінеті. Якщо ПФУ поверне звернення на доопрацювання, помилки можна буде виправити без поспіху.
Вам варто також прочитати: де і як оцифрувати трудову книжку в Україні у 2026 році.