Оцифрування трудової книжки — це сучасний спосіб зберегти важливу трудову інформацію в електронному форматі. Цифрова трудова книжка забезпечує безпечний доступ до даних про робочий стаж, місця роботи та посади. Цифровий формат значно спрощує подачу документів до органів державної влади, банків та під час оформлення пенсії. У 2025–2026 роках в Україні впроваджена можливість переведення паперової трудової книжки у цифровий формат через електронні сервіси. Преса України пояснює, як це зробити, а також надає поради щодо використання нових сервісів.
Що таке цифрова трудова книжка і навіщо вона потрібна
Цифрова трудова книжка — це електронний документ, який містить ті ж дані, що і звичайна паперова книжка. У цифровому вигляді ці записи зберігаються у державному реєстрі, і до них можна отримати доступ онлайн. Такий формат гарантує швидкий доступ до інформації про стаж, звільнення, переведення, підвищення та інші зміни, що відображені в трудовій історії. Він особливо корисний, коли працівник втрачає паперовий документ або працює в кількох місцях. Цифрова трудова книжка також зручна під час оформлення пенсії та подачі заяв до соціальних служб.
Основні кроки для оцифрування трудової книжки
Перед тим як приступити до оцифрування, підготуйте необхідні документи: паспорт, ідентифікаційний код та свою паперову трудову книжку. Також важливо переконатися, що всі записи у паперовому документі правильно оформлені. Далі слідуйте наведеним нижче крокам.
Кроки
- Перейдіть на офіційний портал державних послуг Дія або інший державний сервіс, що підтримує оцифрування.
- Увійдіть за допомогою BankID, MobileID чи електронного підпису.
- Оберіть розділ Трудова книжка або аналогічний.
- Завантажте копії сторінок паперової трудової книжки (за потреби).
- Підтвердьте свої персональні дані.
Після цього система автоматично згенерує цифрову версію вашої трудової книжки. Це займає мінімум часу, зазвичай кілька хвилин, якщо всі записи вже внесені до реєстрів.
Де зберігати і як отримувати доступ до цифрової трудової книжки
Після успішного оцифрування інформація з’явиться у вашому особистому кабінеті на порталі Дія або іншому офіційному сервісі. Це забезпечує доступ 24/7 без потреби відвідувати державні установи. Ви також зможете надати доступ роботодавцю або органам соцзабезпечення за потреби. Важливо пам’ятати про безпеку: використовуйте складні паролі та двофакторну автентифікацію.
Переваги цифрової трудової книжки
Нижче наведено список ключових переваг цифрової трудової книжки:
- Немає ризику втрати паперового документа.
- Швидкий доступ до записів зі смартфона або комп’ютера.
- Можливість поділитися даними з роботодавцем без паперових копій.
- Прискорення оформлення пенсій та соціальних виплат.
- Автоматична інтеграція з іншими державними сервісами.
Поширені проблеми та як їх уникнути
Однією з найпоширеніших проблем є невірно внесені записи у паперову книжку. Перед оцифруванням обов’язково перевірте всі дати, назви посад та місця роботи, щоб уникнути помилок у цифровій версії. Якщо ви знаходите помилку, зверніться до кадрової служби за її виправленням до початку процесу цифровізації. Інша проблема — технічні складнощі з порталом. У більшості випадків це вирішується повторним входом або зверненням до служби підтримки.
Як використовувати цифрову трудову книжку в повсякденному житті
Після оцифрування трудова книжка стає доступною у вашому акаунті. Ви можете легко переглядати записи перед співбесідою, надсилати копії роботодавцю чи державним органам. Також це спрощує подачу документів при зміні місця роботи або оформленні соціальних послуг.
Раніше ми розповідали, як пенсіонеру в Україні пройти онлайн‑ідентифікацію через «Дію» та ПФУ в 2026 році.