Обычно для проведения бизнес-мероприятий, семинаров, лекций и тренингов арендуют конференц-залы. Но как выбрать подходящую локацию для ивента любого формата?
Для начала необходимо определиться с требованиями к помещению.
- Вместимость. Определите, на какое количество человек рассчитано мероприятие, и выбирайте соответствующий по вместимости зал, предусмотрев наличие некоторого количества дополнительных мест. Если билеты продаются вплоть до начала ивента, уточните у арендодателя возможность установки дополнительных посадочных мест. Подсказываем: 50 м² достаточно для мероприятия с количеством посетителей до 20 человек, 100 м² – до 50 человек. А вот для грандиозных мероприятий с количеством гостей до 250 человек подойдет зал на 500 м², как конференц-зал Equides.
- Формат. Выбирайте формат рассадки гостей в зависимости от формата проведения мероприятия. Всего их существует несколько, перечислим три самых популярных:
- театр – оптимально, если нужно вместить большое количество слушателей на небольшой площади;
- банкет – когда предусмотрена рассадка гостей за столами, с обслуживанием официантами;
- круглый стол – когда гости собираются за одним столом для общения и дискуссий “на равных”.
- Питание. Бизнес-мероприятия обычно длятся по несколько часов, поэтому важно предусмотреть питание. Необходимый минимум – стойка с кофе и печеньем, но лучше обеспечить кофе-брейк с более широким выбором блюд, воспользовавшись услугами близлежащего кафе, ресторана или кейтерингом. Например, при аренде конференц-зала в комплексе Equides вы сможете легко организовать полноценный фуршет или банкет с обслуживанием благодаря расположенному на его территории ресторану CHALET EQUIDES.
- Акустика. Убедитесь, что в зале хорошая слышимость, отсутствует эффект эхо и посторонние шумы.
- Оборудование. Убедитесь, что зал для пресс-конференций оборудован необходимой техникой: звуковым и осветительным оборудованием, проектором и другими устройствами, которые могут вам понадобится. Если планируете снимать происходящее, позаботьтесь об установке видеокамер в нужных местах, и отсутствии лишней мебели в помещении, чтобы она не мешала в кадре. Часто необходимое оборудование предоставляет собственник зала, но если это не так, то придется брать его напрокат (при условии, что по всем остальным параметрам конференц-зал вас устраивает).
- Расположение. Важно, чтобы зал для конференций был расположен в удобном месте, куда легко добраться на личном или общественном транспорте. Если зал находится за городом, необходимо организовать транспортировку и отель для гостей.
Оптимальный вариант – арендовать загородный комплекс Equides Club со всем необходимым для проведения мероприятий: залом для конференций и гостиницей, рестораном, возможностью интересно провести досуг за игрой в гольф или верховой ездой, а также отдохнуть в сауне.
Контакты:
Новообуховская трасса, с. Лесники
ул. Вишневая, 36 (15 минут от центра столицы)
info@equides.com.ua
+38 (050) 338 58 58