Эти ошибки могут привести к простоям в работе, финансовым потерям, повреждению ценного оборудования и документов, а также к стрессу для сотрудников.
Для того чтобы уменьшить подобные риски можно заказать услуги по переезду офиса у специализированных мувинговых компаний. Это поможет уменьшить как стресс, так и нагрузку на офисный персонал, что благополучно скажется на продуктивности после переезда.
Знать о популярных ошибках все равно стоит и одна из таковых — недостаточно тщательное планирование. Согласно опросу, проведенному компанией Office Moving Alliance, 45% компаний начинают подготовку к переезду менее чем за 3 месяца до намеченной даты. Это не позволяет учесть все нюансы и создает риски для бизнеса.
Как правильно спланировать переезд офиса?
Профессионалы рекомендуют начинать планирование минимум за 6 месяцев, составив детальный чек-лист задач и назначив ответственных за каждый этап:
- За месяц до переезда проведите собрание коллектива, объясните причины смены офиса, покажите планировки нового помещения. Ответьте на вопросы сотрудников, чтобы снизить стресс. За 2 недели до переезда проинформируйте клиентов и партнеров: отправьте email, обновите контактные данные на сайте и в соцсетях.
- Разработайте систему упаковки и маркировки вещей: используйте коробки, пленку, защитные материалы. На каждую коробку нанесите маркировку с указанием отдела и содержимого. Если не хотите делать этого сами — закажите услуги грузчиков (davay-pereedem.com/gruzchiki-kiev).
- Создайте схему размещения мебели и оборудования с учетом размеров помещений и коммуникаций. Это поможет оптимизировать рабочие процессы.
- Обеспечьте координацию участников: составьте графики прибытия грузовиков, схемы погрузки-разгрузки, назначьте ответственных за контроль качества упаковки и транспортировки.
- До расстановки мебели проведите уборку помещений, при необходимости сделайте ремонт, замените освещение, установите оборудование, интернет и телефонию. Создайте комфортную атмосферу: купите растения, кофемашину, повесьте картины.
Где искать качественные услуги по переезду офиса?
Выбор надежного подрядчика для переезда офиса важен для минимизации рисков и обеспечения бесперебойной работы компании. Наиболее часто руководители бизнеса ищут муверов по рекомендации коллег, партнеров или клиентов, которые уже пользовались такими услугами.
Среди других популярных способов поиска — посещение специализированных выставок и конференций, а также использование тендерных площадок и систем госзакупок. Эти методы обеспечивают прозрачность и возможность выбора исполнителя по оптимальному соотношению цена-качество.